»Kvartningsknapp« gav bättre flöde

– Vi hade haft det tufft ett tag. Det var mycket övertid. Personalen hade svårt att komma hem i tid och det var svårt att få till teamkänslan. Jag kände att vi kunde arbeta smartare, säger Rosalba degl’Innocenti om bakgrunden till pilotprojektet »Sluta arbetsdagen i tid« som hon tog initiativ till.

När pilotprojektet startade var hon chefssjuksköterska på centraloperation. Nu är hon enhetschef på anestesimottagning och smärtcentrum–smärtmottagning vid Danderyds sjukhus.

Teamen lyckades inte komma igång tillräckligt snabbt på morgonen. Rosalba degl’Innocenti hade tidigare på olika vis försökt få till en tidigare starttid på morgonen, men det hade inte fungerat. Nu prövade hon i stället att vända på frågan – vad kan vi göra för att kunna gå hem i tid?

Pilotprojektet på Danderyds sjukhus är ett av drygt hundra projekt som hittills fått pengar från Stockholms läns landstings satsning Arbetsmiljölyftet (se faktaruta).

Syftet var att arbeta fram en modell som stärkte anestesi- och operationsteamet på ortopedenheten genom att bland annat stimulera till förbättrad kommunikation och reflektion inom teamet.

Hösten 2015 sattes en tvärprofessionell arbetsgrupp samman. I den ingick bland annat ortopeder, en anestesiolog, en kirurg, anestesisjuksköterskor, anestesiundersköterskor, operationssjuksköterskor och operationsundersköterskor. Arbetet inleddes med att alla skrev ner sina förbättringsidéer på post-it-lappar. En tavla sattes också upp på centraloperation där alla som ville kunde komma med synpunkter och idéer.

När projektet pågått i några månader klev kvalitetsutvecklaren och narkossjuksköterskan Viveka Palmqvist in som projektledare. Hon satte upp en fast mötestid varje vecka. Varje möte hade ett tydligt mål och inleddes med att ordet gick runt bland samtliga i gruppen. Deltagarna fick ofta en läxa i form av en lista med saker som de skulle kolla upp eller åtgärda för att sedan återkoppla till gruppen vid nästa träff.

Alla fick mäta vad de gör på morgonen och hur lång tid det tar. Sedan spaltades sysslorna upp i arbetsbeskrivningar. De olika yrkesgrupperna fick även läsa varandras arbetsbeskrivningar och tycka till om dem för att få en bra bild av vad alla gjorde och undvika missförstånd.

Det ledde till en ökad förståelse för varandras arbetsuppgifter, men även flera konkreta förändringar. En sådan var »kvartningsknappen«. I stället för att ringa till uppvaket trycker man på en knapp i datorn som tänder en knallrosa tidsmarkering på alla digitala skärmar ute i korridoren och på uppvaket. Markeringen betyder att det är 15 minuter kvar av operationen.

– När färgmarkeringen tänds vet man att det snart är klart på salen och kan mobilisera krafter för att ordna med transport eller städning. För läkarna blir det ett tecken på att de behöver vara beredda för att hinna läsa på och hälsa på nästa patient, säger Viveka Palmqvist.

Tack vare markeringen kan även uppvaket planera sitt arbete bättre. »Kvartningen« blev snabbt en succé. Tanken var att den först skulle testas en tid på en sal, men systemet började användas på alla salar omedelbart.

En annan åtgärd var att låta vaktmästare transportera patienter till centraloperation i stället för undersköterskorna på avdelningarna. Eftersom undersköterskorna hade fullt upp på morgonen, hann de inte alltid hämta patienterna i tid. Då fick läkaren stå och vänta och blev kanske tvungen att gå i väg på en röntgenrond – vilket i sin tur ledde till att patienten fick vänta på läkaren. Ytterligare ett exempel är att operationsanmälan optimerades.

Förra året avslutades projektet. Hypotesen vid starten var att projektet skulle resultera i att patienterna får kortare väntetid på sjukhuset, nya arbetssätt utvecklas för teamet och arbetsmiljön förbättras. Om det blivit kortare väntetider kan inte Rosalba degl’Innocenti och Viveka Palmqvist ge ett säkert svar på. De senaste åren har många nyckelpersoner slutat och bristen på sjuksköterskor påverkar det periooperativa flödet negativt.

– Min uppfattning är vi – under de förutsättningar vi har i dag – har det bra jämfört med för två år sedan när projektet inleddes. Det har ökat vi-känslan. I dag är det verkligen ett bra team. Jag brukar säga att det inte bara handlar om att sluta arbetsdagen i tid utan om att sluta arbetsdagen i tid genom fint teamarbete, säger Viveka Palmqvist.

Rosalba degl’Innocenti har också genomfört ett annat projekt på Danderyds sjukhus via Arbetsmiljölyftet, kring elektronisk transfusionskontroll för att elektroniskt scanna blodkomponenter. En streckkodsscanner har kopplats till en dator och journalsystemet Take Care. När blodkomponenten och patientens id-band har scannats in, kopplar Take Care upp sig mot blodcentralens system. Sedan kontrolleras och rapporteras att patienten ges rätt blodkomponent samt hur mycket blod som patienten har fått.

Rosalba degl’Innocenti ser Arbetsmiljölyftet som en förutsättning för de bägge projekten.

– Det är givetvis viktigt med ett ekonomiskt bidrag. Genom en sådan här satsning får förändringsarbetet också en tyngd som gör det lättare att få stöd från ledningen.