Det var i helgen som Region Norrbotten var andra region ut att kliva på Cosmic-tåget, efter Region Örebro som klev på i september. De första rapporterna sade att övergången till det nya journalsystemet från det tidigare VAS gått relativt smidigt i regionens egna verksamheter. Lika smidigt gick det dock inte för de privata vårdcentralerna i Norrbotten, där man enligt planen skulle börja arbeta med Cosmic i måndags morse.
Magnus Olivesten är verksamhetschef på Hermelinen, som driver två av de sex privata vårdcentralerna i regionen.
– I måndags var det skarpt läge för oss. Först gick det bra, sedan vid halv nio kraschade allt – Cosmic, telefonsystemet, allt låg nere. Det var svettigt, säger han och berättar att felet inte var löst förrän efter lunch i måndag.
– Det innebar ju att personalen inte kom i kontakt med dem som behöver vård. Det fanns backup och vi hade förberett akutlösningar att sätta in, så det var ingen fara för livet men det var så klart en stress och påverkan på arbetsmiljön.
Förklaringen Magnus Olivesten fick var att regionens servrar inte klarade av den belastning som blev när de privata vårdcentralerna skulle koppla upp sig. Samma sak inträffade även på tisdagmorgonen, men då varade stoppet i bara knappt två timmar.
– I mitt huvud handlar det om att man har för dålig kapacitet. Det är någon som inte har gjort sin hemläxa ordentligt. Nu säger cheferna jag har pratat med att det inte ska hända igen.
Petter Tuorda är distriktsläkare och verksamhetschef på Cederkliniken i Piteå. Han är mycket kritisk till att regionen inte förberedde sig bättre inför införandet.
– Det var fullt kaos här. Sammanlagt har vi tappat en del arbetsdag helt i onödan, bara för att man från regionens sida missbedömde datakapaciteten å det grövsta. Det var en dålig start.
Han är också skarpt kritisk till Cosmic i sig, och kallar det för ett »mycket, mycket tungjobbat system«.
– Det är oerhört många klick och systemet i sig är långsamt. Det tar 25 sekunder att öppna en ny journalanteckning, 15 sek att öppna en provbeställning. Det laggar jättemycket.
Petter Tuorda säger att det nya journalsystemet kommer att sänka vårdcentralens kapacitet permanent, även när personalen vant sig vid de nya arbetssätten.
– Vår beräkning är att vi kommer att tappa 20-25 procent av vår kapacitet permanent. Jag hoppas att jag har fel, men det här är inte ett system för den högflödesvård som primärvården är. Varje extragrej som vårdcentralen måste göra får stor effekt. Det tror jag inte man har förstått när man valde det här systemet.
Krister Berglund, chef för Division Nära och ledare av styrgruppen för projektet, bekräftar de initiala problemen för de privata vårdcentralerna.
– Den externa servermiljö där de privata vårdgivarna ligger gick ned. Vi fick laborera för att få upp den igen. Serverkapaciteten var inte dimensionerad för flödet. Det är något som är svårt att sia om i förväg, det kunde inte förutses att belastningen skulle bli så hög som den blev, säger han och tillägger att han känner sig trygg med att problemet inte ska återkomma.
– Vi bevakar det. Problemet är inringat, men det tog lite tid att lösa.
Angående kritiken som Petter Tuorda på Cederkliniken framför mot Cosmic säger Krister Berglund att man nu arbetar för att lösa ut de problem man ser.
– Man kan inte förutse alla problem förrän man har full belastning i systemet. Nu är vi inne i stabiliseringsfasen, där vi ska se till att alla kopplingar och all teknik fungerar så snabbt och smärtfritt som möjligt. Vi har på vissa ställen i regionen haft en tröghet i klienterna som man jobbar på. Det är något vi fångar upp och åtgärdar.
Krister Berglund uppmanar alla som upplever problem att vända sig till support och göra felanmälningar, men också att ge verksamheterna tid att lära sig arbeta i systemet.
– Man måste ha respekt också för användarens ovana, men vi kommer också att jobba med synpunkter från vårdens verksamheter och se om det finns saker vi kan skruva på. Målet med Cosmic är att det ska underlätta arbetet, inte försvåra.
Även inom de andra verksamheterna i regionen har det uppstått problem sedan införandet i lördags morse, berättar Krister Berglund.
– Vi valde att starta under helgen för att det var lugnare då. Vi var beredda på att det skulle bli en större belastning på måndagen då all mottagningsverksamhet drog i gång. Det har funnits en del saker som inte har fungerat, men det är väntat i en sådan komplex omställning.
Det handlar om saker som problem med remissflöden och en del skrivarfunktioner som behövt hanteras, men den största utmaningen är att man nu ska lära sig hantera Cosmic, säger Krister Berglund.
– Vi märker att verksamheterna påverkas av att all personal är ny på jobbet på en gång. Det är den stora utmaningen, att lära oss att hantera våra patientflöden.
Även det löpande arbetet med att flytta över data mellan systemen påverkar verksamheterna, säger Krister Berglund.
– Som det är nu tar patientmötena längre tid. Vi försöker hitta arbetssätt för att förenkla det nu, och under tiden måste vi helt enkelt vara beredda på det. Vi får under en period prioritera hårdare med patientströmmarna, ungefär som vi gör när det är sommarbemanning.
Läs även:
Journalsystemet Cosmic infört i Norrbotten: »Det har gått helt okej«
Bra Cosmic-start »på det stora hela«
Nu inför Örebro län Cosmic
