Det var kort efter att införandet av Millennium pausats som regionstyrelsen i VGR beslutade att ge en extern aktör i uppdrag att granska införandet. Uppdraget gick till revisionsbyrån KPMG som nu gått igenom 2 332 dokument och gjort över 70 intervjuer med medarbetare, chefer och regionföreträdare.

I går presenterades resultatet för regionstyrelsen. Kritiken är både omfattande och svidande. Rapporten slår bland annat fast att det fanns en rad brister i organisationen av regionens införandeprogram, att regiondirektören tagit en allt för osynlig roll och att behovet av en stark förändringsledning underskattades.

Granskningen konstaterar också att en del av förklaringen till haveriet ligger i att tidsplanen fått en allt för överordnad betydelse:

»Styrningen mot att hålla tidplan innebar att programmet blev behäftat med en tilltagande arbetsbelastning när det närmade sig driftstart, där programmet intensivt arbetade för att åtgärda kvarstående frågor och uppfylla kvarvarande kriterier. I denna situation stod leveranskvaliteten i direkt konflikt med att upprätthålla den fastställda tidplanen. Programstyrgruppen valde att driftsätta lösningen med flera identifierade testfel kategoriserade som höga, samt flera risker som bedömdes vara kritiska eller höga, däribland en risk relaterad till användarnas utbildningsnivåer. Flera av dessa risker inträffade sedan under driftsättningen, vilket påverkade användarnas upplevelse av systemet och deras förmåga att utföra sitt arbete på ett patientsäkert sätt.«

En annan faktor var att medarbetarna inte fått rätt och tillräcklig utbildning, skriver KPMG.

»Medarbetarnas bristande kunskap vid driftstart var en bidragande faktor till risken för patientsäkerhet. Om utbildningsmaterialet hade levererats i god tid inför utbildningstillfällena hade mottagarorganisationerna haft tid att bearbeta det och på så viss kunnat ge personalen rätt förutsättningar att jobba i systemet. Detta kan bekräftas av de avdelningar där det lokala ledarskapet tagit eget initiativ att anpassa material och avsatt extra tid för utbildning vilket lett till mer lyckade införande.«

Den bristande utbildningen orsakades delvis av sent arbete med utvecklingsprocessen, vilket också fick stora konsekvenser för medarbetarnas möjligheter att sätta sig in i »de omfattande förändringar i arbetssätt« som systemet innebar. Detta bidrog i sin tur till att verksamheten inte var redo vid införandet, konstaterar granskningen.

Vidare har kulturella skillnader och språkliga barriärer haft stor påverkan, menar man. Det handlar dels om att systemet i sig bygger på en internationell modell som inte helt passar rådande svensk arbetsfördelning, dels om att kommunikationen inom programmet framför allt skett på engelska eftersom leverantören haft svårt att hitta tillräckligt mycket personal som behärskar svenska. Detta kan ha lett till brister i kommunikation och förståelse, eftersom de flesta deltagarna i projektet inte haft erfarenhet från att arbeta på engelska, menar man.

Ytterligare allvarlig kritik rör vittnesmål om tystnadskultur inom programmet.

»Intervjupersoner har gett uttryck för en upplevelse av att det inte gick att uttrycka sig öppet, säga emot eller ifrågasätta i möten, att programledning och programstyrgrupp inte upplevts intresserade av att ta in information från andra håll än de mer formella. Det går inte att med säkerhet belägga existensen av en tystnadskultur men frågan har lyfts av ett flertal individer varför det bedöms som anledning att lyfta området som ett potentiellt problem«, skriver KPMG och påpekar att en tystnadskultur kan få konsekvenser i form av att risker upptäcks för sent, att beslut baseras på ofullständig eller förskönad data och att fel och missförstånd växer i brist på öppen dialog.

Exempel som lyfts i rapporten är att medarbetare upplever programstyrgruppens rapportering till styrgrupp hälso- och sjukvårdens digitalisering som förskönad, särskilt under veckorna inför driftstart. Informationen som förmedlades upplevdes som filtrerad och beskrev inte de faktiska utmaningar som fanns, och budskapet som förmedlades var att »det kommer att lösa sig«.

Slutligen kritiseras även sättet som Millennium infördes på i de södra delarna av Västra Götalandsregionen, med en så kallad »big bang«. Det var inte rätt val under förutsättningarna, konstaterar granskningen. En gradvis utrullning av systemet hade gett ett mer kontrollerat införande där problem kunnat upptäckas tidigare och minskat riskerna, skriver KPMG.

Granskningen har även presenterats för regiondirektören, presidierna för Södra Älvsborgs sjukhus, Närhälsan och Regionhälsan, förvaltningsdirektörer samt arbetstagarrepresentanter.

I slutet av förra veckan kom också en rapport där regionen samlat medarbetarnas upplevelser av införandet, vilket Läkartidningen rapporterade om.

Läs mer:
Efter granskningen: »Finns absolut anledning att vara självkritisk«
Här finns Läkartidningens samlade bevakning kring Millenniuminförandet