I NPÖ visas inte hela journalerna, utan ett urval av journalutdrag och andra uppgifter som kan vara relevanta – till exempel provsvar, diagnoser och läkemedelsförteckning. Exakt vilka uppgifter som lämnas eller visas bestäms av respektive vårdgivare, men det finns en rekommenderad miniminivå. Gemensam för alla är dock en så kallad uppmärksamhetssymbol, som signalerar om patienten är exempelvis överkänslig mot vissa läkemedel.
En läkare som vill ha tillgång till NPÖ måste logga in med sitt SITHS-kort, en e-legitimation för sjukvårdspersonal. Systemet kontrollerar också att han eller hon har en aktuell vårdrelation med patienten. Vid varje tillfälle måste patienten ge sitt samtycke, vilket innebär att läkaren normalt söker information medan patienten finns på mottagningen. I en akut situation, exempelvis om patienten är medvetslös, kan man gå förbi samtycket.
Vem som helst kan när som helst spärra hela eller delar av sin journalinformation. Men då har man själv ansvar för att informera personalen om det de behöver veta.
Uppbyggnaden och införandet av NPÖ sköts av Inera AB tillsammans med CeHis, Center för eHälsa i samverkan. Både Inera och CeHis ägs av Sveriges landsting och regioner, och det är också dessa som betalar huvuddelen av kostnaden.
I dag är sex landsting anslutna till NPÖ, i mer eller mindre stor omfattning: Blekinge, Västernorrland, Jönköping, Västra Götaland, Sörmland och Örebro. Före sommaren planerar även landstingen i Östergötland, Uppsala, Kalmar, Värmland och Kronoberg att gå med, liksom Capio S:t Görans sjukhus i Stockholm.
