Det började för snart ett år sedan med att Anette Johansson fick en idé. Hon är medicinsk sekreterare – det som tidigare kallades läkarsekreterare – och arbetar sedan ett tjugotal år på ortopedkliniken vid Skånes universitetssjukhus i Malmö. När hon funderade över vad som hänt under den tiden, såg hon ett stort problem:
– Jag hade sett länge hur vårdpersonalen får fler och fler administrativa uppgifter som tar mer och mer tid, säger hon. Jag tyckte inte det var rätt. De borde vara ute hos patienterna, och lämna administrationen till oss.
För att komma till rätta med det ville Anette Johansson starta ett projekt, där man skulle inventera de olika yrkesgruppernas arbetsuppgifter och se om de kan fördelas bättre. Hon väckte förslaget i samverkansgruppen, och klinikchefen Magnus Eneroth ställde sig omedelbart positiv:
– Jag tyckte att det var ett jättebra förslag, säger han. Det är så uppenbart något vi efterfrågar inom sjukvården; att kunna avlasta personal som har direktkontakt med patienter från administrativa uppgifter.
– De senaste tjugo åren har kraven på dokumentation växt enormt, och det kommer mer och mer administrativa pålagor. Jag frågade läkargruppen vad som är det viktigaste jag skulle kunna göra för att förbättra deras arbetssituation, och svaret var entydigt: minska dokumentationskraven och minska administrationen.
Runt årsskiftet kunde Anette Johansson sätta ihop en projektgrupp med alla yrkesgrupper företrädda. Under våren gjorde projektgruppen enkäter, inventerade och diskuterade, och resultatet blev för varje yrkesgrupp en lista på administrativa uppgifter man skulle kunna bli avlastade.
Alla yrkesgrupper på kliniken deltog, men med varierande entusiasm. Mest positiva var läkarna, som vill bli av med administrativa uppgifter, och de medicinska sekreterarna, som vill ta över fler sådana uppgifter. Inom andra yrkesgrupper, som sjuksköterskorna och undersköterskorna, var meningarna mer delade.
Läkarna är den grupp som fått ihop den längsta listan, med 18 arbetsuppgifter de vill bli avlastade: från att signera vårdplaner, skriva ut remisser till sjukgymnast och skriva VAB-intyg, till att söka sängplatser för akutinläggningar.
– Att jaga sängplatser är inte roligt, säger Dan Bergkvist, ST-läkare och medlem i projektgruppen. På nätterna har vi ingen koordinator, det är ont om platser, och ibland blir det nästan krig. Det är dumt att ta läkartid till att hitta sängar. Vi borde ha en koordinator på nätterna också; det behöver inte vara en sjuksköterska, utan skulle mycket väl kunna vara en medicinsk sekreterare.
Inkompatibla IT-system är en annan källa till problem. För varje patient måste Dan Bergkvist ibland logga in i fem eller sex olika system, som vart och ett kräver lösenord och att han skriver in patientens personnummer.
– Jag irriterar mig på onödigt arbete, säger han. Ju mer tid som går åt till sådant, desto större risk är det att patienten inte får rätt behandling.
Nu när varje yrkesgrupp har gjort sin lista pågår arbetet med att prioritera och välja mellan uppgifterna. Vissa av dem går till exempel inte att delegera bort, eftersom de kräver läkar- eller sjuksköterskelegitimation.
En del saker har dock redan genomförts, berättar klinikchefen Magnus Eneroth. Exempelvis har man nyligen organiserat klinikens verksamhet i team, och utsett en sekreterare som är kopplad till varje team. Dessa teamsekreterare får ett bredare ansvar; förutom att skriva ut journaler arbetar de bland annat med mottagningsverksamhet, kallelser och koordinering av väntelistor.
Den viktigaste faktorn för att minska administrationen vore om man hade ett enda, gemensamt journalsystem, säger Magnus Eneroth. I väntan på det skulle det underlätta om teamsekreteraren fick göra en generell inloggning för alla i teamet.
Förändringar som dessa innebär utökat ansvar för de medicinska sekreterarna. Det är inte lätt att hantera på en klinik där man redan har skurit ner kraftigt på personalen, och där det sedan tre år råder anställningsstopp.
– På sikt tror jag vi behöver fler medicinska sekreterare, och får dra ner lite på läkare och sjuksköterskor, säger Magnus Eneroth. Men det är inte okomplicerat. Inte minst för att medicinska sekreterare är svåra att få tag på, eftersom det utbildas för få.
Anette Johansson, initiativtagaren till projektet, anser också att det behövs fler medicinska sekreterare:
– På senare år har läkare och sjuksköterskor blivit fler, medan vårt antal varit ganska konstant. Det betyder att vi fått ökad arbetsbelastning.
– För mig är det självklart att det är vi sekreterare som ska sköta administrationen. Det går snabbare och resultatet blir bättre. Vi är utbildade för det jobbet och vi har valt det.
ST-läkare Dan Bergkvist och medicinska sekreteraren Anette Johansson rensar bland arbetsuppgifterna. Foto: Julia Lindemalm
