De som inte vill ta lika stora ord i sin mun nöjer sig med att konstatera att den nya journalföringen är mera strukturerad och därmed mera patientsäker, och att den definitivt sparar mängder med tid.

– Just nu tror jag att vi har kommit längst på det här området, och vi vill gärna dela med oss av vår kunskap, säger Britt-Marie Horttana, verksamhetsinformatiker inom Region Örebro län, men på deltid även anställd på kvalitetsregisterkansliet vid Sveriges Kommuner och landsting, SKL.

– När andra sedan utvecklar idén vidare hoppas vi att de kommer att dela med sig till oss, tillägger hon försiktigt.

Läkartidningen har tidigare i flera artiklar skrivit om kritiken mot vårddokumentationen i Sverige. Journalerna blir bara »tjockare och tjockare«. Enligt Socialstyrelsens utredare Carina Zetterberg (tidigare överläkare på just Universitetssjukhuset i Örebro) är 70 procent av det som står i dem upprepningar (se LT nr 40/2014). Dessutom följer dokumentationen snarare vårdpersonalen än processerna kring patienten.

Enligt Carina Zetterberg beror problemen på sådant som attityder, traditioner, hierarkier, revir och ledarskap. Sådant som sällan diskuteras öppet.

Och det spelar inte någon roll att sjukvården har lämnat den manuella registreringen bakom sig och numera har datoriserade journalsy­stem. Läkarna arbetar ändå efter en nästan hundra år gammal typ av struktur som byggdes upp på 1920- och 30-talen.

Men, som sagt, inte på kir­urgen i Örebro. Åtminstone inte i lika stor omfattning som på andra ställen.

Runt det ovala bordet i konferensrummet på första våningen på kirurgiska klinikens administrativa avdelning sitter Göran Wallin, Britt-Marie Horttana, kirurgen Leszek Kubalski och Åsa Torpfeldt, läkarsekreterarnas chef. De berättar mer än gärna om sitt strukturerade journalföringssystem för tyreoideaoperationer som varit i bruk under fyra år, och sedan våren 2014 dessutom tillåter direktöverföring till Skandinaviskt kvalitetsregister för tyreoidea-, paratyreoidea- och binjurekirurgi (SQTRPA), i dagligt tal kallat Halsregistret.

– Under 25 år arbetade jag på KS i Stockholm, berättar Göran Wallin. Där hade vi länge ett eget, kompletterande arkiv över den här typen av operationer, ett arkiv som med dagens mått mätt säkert inte skulle vara lagligt. Men sättet vi dokumenterade på var användarvänligt. Jag och mina kollegor uppskattade stort att data fanns tillgängliga för både sjukvård och forskning. Och under många år gick jag och sedan funderade på hur man skulle kunna journalföra på ett liknande sätt, men med hjälp av modern teknik. Och naturligtvis utan att bryta mot några lagar.

Något som är tidskrävande är att många uppgifter från en upprättad journal också ska föras in i det nationella kvalitetsregistret via ett separat system.

Dubbelarbete med andra ord. Fanns det en möjlighet att undvika det?

– Med målet att eliminera dubbelarbetet skapade vi en blankett som i grunden ser likadan ut som den första blanketten i Halsregistret, förklarar Göran Wallin.

Och så visar han på en datorskärm hur blanketten/journalen – som är helt digital – fungerar. Den innehåller 86 frågor, varav 48 också är relevanta för kvalitetsregistret.

Formuläret börjar fyllas i så fort patienten kommer in på operationssalen. Det har en enkel, given struktur som bygger på kryssfrågor. Ett kryss i en nej-ruta leder som regel inte vidare. Ett kryss i en ja-ruta resulterar däremot ibland i att en kommentars-­ruta växer fram där det finns möjlighet för vårdpersonalen att uttrycka sig med egna ord.

Fyller någon i journalen på ett sätt som av systemet uppfattas som felaktigt dyker det upp en röd text på skärmen som påpekar vad som eventuellt är inkonsekvent eller ofullständigt.

Allting kryssas i. Vilken typ av narkosmedel som används, hur patienten mår, hur hen ska vårdas efter operationen, när återbesök bör ske och hur lång sjukskrivningen ska vara, med mera.

– Och allt detta görs alltså medan patienten fortfarande ligger kvar på operationsbordet, betonar Göran Wallin.

Tyreoideaoperationerna liknar varandra i stor utsträckning. Därför lämpar de sig särskilt väl för den här typen av mallad journalföring.

– I mer än 90 procent av fallen behöver vi inte skriva in någon text alls, det räcker med att bara klicka i kryssrutorna.

Några frågor återstår efter det att en operation är klar. Dem tar det inte många minuter att svara på. Därefter signerar ansvarig läkare journalen och skickar iväg den med ett klick. Operationsberättelsen finns i systemet och når uppvakningsavdelningen samtidigt som patienten. Kanske tidigare.

– Förr upprättades en sådan här journal först när operationen var över. Då läste läkaren in ett diktat som skrevs ut av en sekreterare, som sedan återsände texten till läkaren för genomläsning och signatur. Därefter fördes uppgifterna från journalen in i kvalitetsregistret, säger Göran Wallin.

Inträffade operationen sent på dagen hade kanske sekreteraren redan hunnit gå hem. Då skrevs operationsberättelsen ut först nästa dag. Om läkaren då råkade vara ledig kunde signeringen dröja ytterligare.

– Vi har ju regler kring hur lång tid det får gå innan en journal ska skrivas under, men att det dröjer ett par dagar är inte ovanligt.

I Region Örebro län finns i dag, på flera olika kliniker, ett tjugotal olika journalmallar med vilka man nått varierande långt. Man är, förhoppningsvis, snart helt i mål med mallar för gallkirurgi och fetmaoperationer, men det är endast mallen för tyreoideaoperationerna som är färdigutvecklad. När det gäller dessa operationer journalför man överhuvudtaget inte på något annat sätt.

– Det är inte enkelt att bygga en komplett mall, konstaterar Göran Wallin. Programmeringen tar tid. Men allting som man gör minst tjugo av om året skulle i princip kunna mallas. Däremot går det inte att skapa mallar för till exempel konsekvenserna av trafikolyckor. Då blir det för komplicerat.

I det långa loppet är dock det nya journalföringssystemet tidsbesparande. Kanske viktigare ändå, det stärker patientsäkerheten. Det anser man i alla fall i Örebro.

– Överföringen av information är direkt. Den som har patienten framför sig fyller i journalen så långt den personen kan. Inga lappar skickas fram och tillbaka, inga samtal behövs för att konfirmera det ena eller andra, säger Britt-Marie Horttana.

Och Leszek Kubalski håller med.

– Risken för att det ska uppstå missförstånd är mind­re än tidigare. Man kan säga att det finns ett kvalitetssäkringssystem inbyggt i den strukturerade journalen.

Det har förts fram kritik som går ut på att den strukturerade journalföringen leder till att journalerna blir ofullständiga. Att viktig information riskerar att komma bort.

– Jag skulle vilja säga att det är precis tvärtom, säger Göran Wallin. Journalerna är utförligare eftersom det så tydligt framgår vad som är angeläget att få med. De mallade journalerna utgör också ett mycket bättre underlag för forskning, vilket var en av mina drivkrafter från början. Ofullständiga tyreoideajournaler var mycket vanligare förr än nu.

Det finns också kritik som går ut på att strukturerade journaler är »onjutbara«. Rent litterärt, alltså.

Göran Wallin bara skakar på huvudet.

Att strukturerad journalföring leder till minskat administrativt arbete verkar det emellertid inte vara något tvivel om. Är det något den administrativa personalen sörjer?

– Inte alls, svarar enhetschefen Åsa Torpfeldt. Vi känner snarare att vi får tid över till andra viktiga uppgifter. Dessutom kommer det även fortsatt att finnas en hel del journaler som måste hanteras på det gamla sättet. Allt kan ju inte mallas. Vår arbetsmarknad blir inte sämre.

På flera andra håll i landet funderar man på att följa Örebros exempel och arbeta fram mallar för olika typer av operationer. Region Skåne hör till dem som visat stort intresse.

– Och vi ger gärna bort det vi kommit fram till alldeles gratis, säger Britt-Marie Horttana. Vi har inte något intresse av att tjäna pengar på det här. Däremot hoppas vi att man då i andra regioner skapar mallar som man i sin tur är beredd att ge tillbaka till oss som tack för hjälpen. 

Hon understryker att det strukturerade journalföringssättet fungerar i alla IT-system. I Örebro arbetar personalen i QMS, men tyreoideamallen är lätt överförbar till andra journalsystem.

– Det som är unikt med QMS är att vi direkt i systemet kan koppla vår strukturerade dokumentation till nationellt fackspråk.