Klockan är åtta på morgonen och medarbetarna från hud- och STD-kliniken vid Norrlands universitetssjukhus i Umeå har samlats för dagens morgonmöte. Samtidigt, 1 500 mil bort, i Brisbane, Australien, sitter verksamhetschefen Virginia Zazo uppkopplad mot en dator. Via videolänk dyker hon upp i ena hörnet på den stora tv-skärmen i rummet i Umeå. En av de två klockorna ovanför dörren till rummet skvallrar om att klockan för henne är fyra på eftermiddagen.
Medarbetarna på kliniken har börjat bli vana vid att Virginia Zazo nu för tiden mest syns till på skärmar. Sedan mitten av februari har hon på allvar kommit igång i rollen som verksamhetschef från andra sidan jorden.
Idén till den udda lösningen föddes när Virginia Zazos make fick en postdoktjänst i Australien. Då började tankarna ta fart. Skulle det gå att fortsätta sköta jobbet som verksamhetschef på hud- och STD-kliniken på distans från Australien under de arton månader maken skulle vara borta?
Svaret från landstingets e-hälsostab var »Det är möjligt«, och efter ett års planerande gick så flyttlasset från Umeå till Brisbane i januari i år.
En stund efter att morgonmötet avslutats träffar Virginia Zazo ST-läkaren Alberto Aulet och vikarierande underläkaren Anna-Lotta Engren för att diskutera ett antal patientfall.
Fördröjningen på Virginia Zazos ljud och bild är knappt märkbar trots det stora avståndet mellan Umeå och Brisbane, men hennes tal störs av ett skrapade ljud.
Plötsligt, mitt i en av Alberto Aulets frågor angående aknebehandling, försvinner Virginia Zazo från skärmen.
– Hej? Ser du oss? Nej, nu försvann det, säger Alberto Aulet.
Någon minut senare dyker Virginia Zazo upp på skärmen igen.
– Är det bättre med ljudet nu? frågar hon.
– Nej, det skrapar fortfarande, men det går bra, säger Anna-Lotta Engren.
Just tekniken och infrastrukturen har varit en av de svåraste utmaningarna sedan flytten till Australien. Att hitta ett hus tog längre tid än väntat, och därför dröjde det innan Virginia Zazo fick tag i en stabil internetuppkoppling. Dessutom har hon i stor utsträckning själv fått ansvara för att tekniken fungerar. Det är, till skillnad från i Umeå, svårt att kalla på en IT-tekniker när något strular.
– Svårast för mig är hur oberäknelig tekniken är. Varje dag är unik och jag kan aldrig veta att allt kommer att fungera bra och flyta på. Man får alltid vara beredd på att göra på ett annat sätt om det inte fungerar, säger Virginia Zazo.
Tidsskillnaden är ett annat problem som också begränsar timmarna med medarbetare och andra kollegor i Umeå.
– Skulle jag vara i en annan stad i Europa med samma tidszon skulle det vara jättelätt faktiskt, att ha hela dagen på mig att jobba med dem. Då skulle man kunna göra jättemycket. Nu jobbar jag administrativt på förmiddagen, hämtar barnen, och sedan klockan fyra när alla är trötta – då ska jag koppla upp mig och jobba. Då måste jag vara fokuserad och alert. Det är lite jobbigt.
Virginia Zazo försöker vara uppkopplad mot Umeå dagligen, men den hårda bundenheten till förmiddagar med färre timmar i kontakt med kliniken har dock inneburit ett något förändrat förhållningssätt gentemot medarbetarna.
– Man får vara lite mer proaktiv på något sätt. Jag måste fundera lite mer på vad jag vill veta och ha lite mer riktade frågor när jag träffar dem. Möjligheten att se dem spontant finns inte. Att säga »jag glömde säga …« är något man förlorar.
Bundenheten till vissa tider gör också att det är svårt med snabbinkallade möten, något som eventuellt kan bli ett problem för läkarna.
– Exempelvis om det finns problem med en missnöjd patient på plats, då borde chefen involveras. Det går inte just nu om det skulle bli aktuellt, utan man måste boka en tid om patienten vill kontakta chefen, säger Zinaida Bucharbajeva, specialist i dermatologi och venereologi som arbetat i Umeå sedan 2009.
I övrigt, trots Virginia Zazos utmaningar, verkar läkarna inte vara särskilt berörda av avsaknaden av en fysisk chef på plats.
Zinaida Bucharbajeva, som också är klinikombud, har inte fått några indikationer alls på att någon kollega skulle vara missnöjd med upplägget. Hon nämner också att den mer traditionella kommunikationen med mejl och sms fungerar som tidigare.
Har stämningen bland er läkare förändrats på något sätt?
– Jag tycker att det är som vanligt med samma stämning. Vi samarbetar väldigt bra. Vi stödjer Virginia nu och det har vi gjort från början. Vi försöker lösa eventuella problem tillsammans, säger Zinaida Bucharbajeva.
Vad har ni lärt er av det här projektet?
– Kanske att våga ta beslut mer självständigt utan chefen. Man får ju ta beslut, men ibland vill man ändå fråga chefen. Att inte alltid göra det är något vi har fått lära oss.
– Dessutom tycker jag att vi har blivit starkare som ett team. Virginia är en bra chef och då vill man på något sätt inte svika henne, utan i stället stödja detta. Det är den stämningen som har känts av efter hennes flytt.
På den punkten får hon medhåll av ST-läkaren Alberto Aulet.
– Jag tror att det finns en positiv effekt i detta. De flesta har sett det här som en utmaning för att bli ännu bättre och ger lite mer för att putta kliniken framåt. Jag tror att detta har en väldigt bra effekt. Utmaningar är ett bra sätt att förbättra, säger han.
– Det blir lite annorlunda eftersom man inte träffar henne i korridoren och plötsligt står och pratar. Men annars är känslan likadan. För de viktigaste sakerna upplever jag inga stora skillnader, fortsätter han.
Vad skulle ni läkare säga om Virginia sa att hon ville vara chef på distans tills vidare?
– Bra fråga. Virginia har varit borta några månader, och nu fungerar det bra. Jag har inte så stor kunskap om vilka funktioner som en chef har, men om hon trivs med systemet och hon tycker att allt fungerar och är väl strukturerat så kanske det inte spelar så stor roll. Hon känner alla här och har haft en nära kontakt med alla. Om chefen är borta hela tiden och inte har någon relation tappar man kanske den kontakten. Då kanske chefen inte kan förstå personalen.
Projektet handlar dock inte endast om att vara chef på distans. I Umeå var Virginia Zazo både chef och kliniskt verksam specialist och träffade patienter. En tanke var att det skulle kunna fortsätta med hjälp av en Ipad monterad till en robot som Virginia Zazo kan styra och åka runt med i lokalerna i Umeå.
Men så många patientbesök har det ännu inte hunnit bli.
– Vi har ju använt roboten, men inte alls lika mycket som jag kanske trodde från början. Jag har ju på något sätt behövt göra mycket annat på de där timmarna som jag har, säger Virginia Zazo.
– Och man blir faktiskt ganska trött av att styra den där!
Men vid ett tillfälle när ett par underläkare hade mottagning fick Virginia Zazo faktiskt träffa en patient genom roboten.
– Patienten reagerade väldigt naturligt och började prata, klä av sig och visa huden. Det var inga problem. Vi har också gjort ett informationsblad där vi skriver att det kan hända att konsultationerna görs via en robot, så att de vet om det. Men det var positivt och vi ska göra om det.
Fungerar det att göra en bedömning genom Ipaden?
– Det som funkar bättre är stillbilder. De har så bra kvalitet att jag kan göra en väldigt bra bedömning. Eftersom vi har tillgång till patientjournalen kan jag titta på bilderna först, sedan ger roboten ett annat perspektiv. Jag ser hur det ser ut på kroppen, och omfattningen, och så pratar man med patienten. Jag får en annan bild, och det ger mig mer information att vara där inne med patienten. Man kan inte diagnostisera med endast den här roboten – men det kan fungera som ett komplement.
Läs också:
