Hösten 2019 blev Apotekstjänst leverantör av förbrukningsartiklar till Varuförsörjningen, ett samarbete mellan de fem regionerna i Dalarna, Västmanland, Sörmland, Uppsala och Örebro. Men problem uppstod direkt, vilket bland annat ledde till att hundratals operationer fick ställas in.
I slutet på förra året beställde regionerna en extern utredning, ett uppdrag som gick till Toivo Heinsoo, tidigare landstingsdirektör i Stockholm och statlig utredare. Och nu är den utredningen klar.
Den kommer bland annat fram till att både Varuförsörjningen och Apotekstjänst gjort felaktiga bedömningar vid bytet av leverantör. Företaget missbedömde till exempel sin kapacitet att överta hela logistiktjänsten. Dessutom var IT-systemet inte kompatibelt med det tidigare.
– Sammantaget är min bedömning att de överskattade sin förmåga att överta verksamheten i ett enda steg, säger Toivo Heinsoo till Läkartidningen.
– Hade man börjat i en region hade man ju upptäckt bristerna i en liten skala, och skadan hade kunnat begränsas.
Ligger ansvaret mest på Apotekstjänst eller på Varuförsörjningen och regionerna?
– Det är ett delat ansvar för alla. Varuförsörjningen skötte upphandlingen och tilldelningen till Apotekstjänst. Sedan var samarbetet mellan Apotekstjänst och Varuförsörjningen bristfälligt, liksom Apotekstjänst förmåga att kommunicera med sina nya kunder.
Regionerna å sin sida underskattade behoven av anpassning till den nya leverantören.
– Det gjordes väldigt få lokala riskanalyser av övertagandet. Möjligen för att Varuförsörjningen sa att det skulle fungera som vanligt, och att man då invaggades i tron om att man inte behövde vidta några särskilda åtgärder, säger Toivo Heinsoo.
Det hänger också samman med Varuförsörjningens konstruktion. Med en egen enhet som tar ansvar för de fem regionerna, hamnar arbetet till viss del utanför de enskilda regionernas uppmärksamhet.
– Sedan kan man ju säga inköps- och upphandlingsenheterna i Sörmland och Västmanland gjorde stora insatser från dag ett, så att åtminstone inte de drabbades så hårt. Det skedde mycket lokalt arbete på det sättet.
Hur hanterade parterna situationen när den väl uppstått?
– Bra tycker jag. Inledningsvis var det väl en del tveksamheter i form av att man avvaktade, men sjukhusen reagerade väldigt fort genom att vidta olika former av stabslägen och förstärkningslägen. Regionerna gjorde likadant. Varuförsörjningen och Apotekstjänst började prata med varandra. Alla parter var ganska snabbt på banan och försökte rätta till det, säger Toivo Heinsoo som dock tillägger att det tog många veckor innan läget blev någorlunda bra.
Utredningen pekar också på att Apotekstjänst kundtjänst överbelastades, trots att företaget förstärkte den. Det var en av orsakerna till att sjukhus ställde in operationer – man vågade helt enkelt inte lite på att man skulle ha materiel hemma. Oron ledde till upprepade beställningar och beställningar »för säkerhets skull«.
De fem regionernas respektive regiondirektörer har i fem pressmeddelanden sagt precis samma sak: utredningen är gedigen och de ska nu tillsammans sätta sig in i, diskutera och dra lärdomar av den. Sedan ska de framöver komma med förslag på hur det framtida arbetet ska se ut.
Toivo Heinsoo säger också att det är viktigt att lära sig av det som inträffat, men man måste därtill bygga upp den kompetens som uppenbarligen saknades.
– Det är lätt för mig att säga, men det var de facto första gången sedan Varuförsörjningen bildades 2004 som man bytte leverantör. Man borde ha frågat några som kan det här med logistik och att byta leverantör om vad man måste tänka på. Man hade inte egen kunskap om detta.
Utredningen finns på Region Uppsalas webbplats.
Läs även:
Apotekstjänst kritisk till regionernas hantering – hotar häva avtal
Varuförförsörjningen avvaktar med nya distributören
Onemed ska ta över leveranser från Apotekstjänst
Leveranskrisen: Saco-förbund kräver Region Uppsala på skadestånd
Leveranskaoset i sjukvården ska granskas
