I mitten av 90-talet började fem regioner att samarbeta om journalsystemen, på den tiden Systeam Cross. Regionerna bildade »Strategisk utveckling av sjukvårdsstödjande ap-plikationer«, vilket lyckligtvis gick att korta ned till »Sussa«.

Arbetet med en upphandling började 2014, och 2018 kom tilldelningsbeslutet. Då hade ytterligare fyra regioner anslutit sig till Sussa-gruppen. Valet föll på det svenska systemet Cosmic, något som flera andra regioner redan använde. De nio regionernas kontraktsvärde är 4,2 miljarder kronor. över 16 år. 

De regioner som sedan tidigare använder Cosmic har börjat med sina egna konfigurationer av det, som genom samarbete sedan närmat sig varandra. Men Sussas ambition är att det för deras del ska finnas ett Cosmic från start.

– Det kom vi fram till under den här resan med upphandlingen och avtalstecknandet. Vi ska ha en gemensam konfiguration som inte ska skilja sig åt om jag sitter på en hälsocentral i Kalix eller om jag sitter i Örebro, säger Niklas Lindberg.

Han är operativt ansvarig ledare för införandet av Cosmic i Sussa-regionerna och är i grunden sjuksköterska, men har arbetat i olika chefsställningar de senaste 25 åren. Sedan årsskiftet jobbar han på heltid med ett övergripande ansvar över Sussa-regionerna.

Liksom Millennium är Cosmic en plattform som all regionens vård kan vila på.

– Den har ju i dagsläget alla moduler, och det är därför valet föll på Cosmic. Vi vill ju växla ut så många system som möjligt. I dag har vi ju väldigt många olika och specialiserade journalsystem för olika verksamheter, säger Niklas Lindberg.

Han säger att Sussa-regionerna gör lite olika, men att de startar med 95–97 procent av Cosmic-modulerna. Exempelvis Väster-botten väljer att avvakta med modulerna för anestesin och intensivvården till en senare tidpunkt, vilket delvis är en patientsäkerhetsfråga.

En av de stora fördelarna med Cosmic, enligt Niklas Lindberg, är att man slipper dubbeldokumentation. De data som finns om en patient från en del av sjukvården kan systemet på andra ställen fylla i automatiskt genom att fiska upp informationen från en central databas. Centrala och strukturerade data förbättrar också möjligheterna till mobil vård och kvalitetsarbete.

Till skillnad från i Millennium-regionerna kommer inte Cosmic att rullas ut successivt i olika områden inom regionerna: allt körs i gång samtidigt i alla verksamheter.

– Bytet är som att slå på en strömbrytare. Sedan kommer nuvarande journalsystem att finnas kvar under ganska lång tid i det vi kallar läsläge. Men dokumentationen kommer att vara i det nya systemet. 

Men införandet har också lett till »ingående diskussioner« om exempelvis arbetsmiljön. Det handlar till exempel om att se till att arbetsbelastningen inte ökar och att man tar höjd för systemskiftet i produktion och bemanning.

– För det är väldigt många medarbetare som ska utbildas i systemet under en relativt kort period innan man sätter i gång det, säger Niklas Lindberg.

– Hur kan vi avlasta? Behöver vi anställa mer personal? Eller påverkar det vår produktion? Det är ett pågående arbete varje region jobbar med.

Norrbotten är en av de andra regionerna som inför Cosmic. Joakim Bunne, distriktsläkare på Hortlax hälsocentral strax söder om Piteå samt medverkande i en referensgrupp för införandet av Cosmic, påpekar också att man behöver ta höjd för bemanningen redan nu när vårdpersonal ska ge synpunkter på systemet. Där ser han i dagsläget en resursbrist.

– Nu efterfrågas medverkan, men det tar signifikanta mängder arbetstid, säger han och fortsätter:

– Det handlar inte om någon enstaka timme här och där, utan om att ge snabb respons och sätta sig in i mycket material om man verkligen ska få den input man behöver och efterfrågar från verksamheterna. Då behövs också resurser för att verksamheten ska kunna avsätta de verksamhetskunniga. 

Generellt sett är han dock positiv till införandet av Cosmic.

– I Norrbotten har vi VAS, ett av de äldsta digitala journalsystemen, som varit i drift enligt samma princip sedan andra halvan av 90-talet. Det har länge varit utdaterat som teknisk plattform. 

Joakim Bunne menar att Cosmic har potential att göra många saker bättre. Men han känner samtidigt att det finns en risk att man försöker standardisera systemet så mycket att man inte kan anpassa det efter verksamheternas olika behov. Därför är det viktigt att läkare och andra involverar sig i arbetet.

– Just verksamheternas inblandning är avgörande för att slutkonfigurationen ska bli något som är anpassat för hur vården bäst utförs, och inte en administrativ produkt som svarar mot något annat än den praktiska verkligheten, säger Joakim Bunne.

Sussa-regionerna har inte fått med sina kommuner i upphandlingen av Cosmic. Det har däremot Kronoberg, en av de regioner som redan har Cosmic och som planerar att fortsätta använda det. De åtta regioner plus den privata vårdgivaren Capio som i dag har Cosmic har ett samarbete kallat »Kundgrupp Cosmic« (KGC).

KGC bildades inte för en gemensam upphandling, utan medlemmarna har ingått samarbetet vartefter de själva har slutit avtal. Samarbetet har medfört en gemensam riktning i utvecklingen av Cosmic, och i dag har alla regioner utom Jämtland Härjedalen samma avtal med leverantören Cambio.

– Sakta men säkert får vi en enhetligare konfiguration av Cosmic. Men mycket skiljer sig fortfarande åt, me-dan Sussa försöker hålla samman så mycket som möjligt från början. Det är en utmanande resa de ger sig in på, där konsensus mellan regioner, vårdpersonal och alla inblandade professioner är en förutsättning, säger Karl Langner, verksamhetschef för IT inom Region Kronoberg, som är en av tre representanter från Kronoberg inom KGC.

Karl Langner menar att Kronoberg är en av de regioner som har kommit längst i landet i nyttjande av vårdinformationssystem. All vårdverksamhet använder systemet och kommunerna har varit med på Cosmic-tåget i över tio år.

Regionen har haft systemet ända sedan 2004, då man gick från papper och penna till en datorisering av journalen. På ett sätt tror Karl Langner att det var ett enklare införande för nästan 20 år sedan. I dag ska Sussa-regionerna byta ett eller flera system mot ett annat, vilket är mycket komplext. Det slipper KGC-regionerna; ingen uppger att det finns planer på att byta ut Cosmic.

Trots utmaningarna i Sussa-gruppens stora systemskifte tycker Karl Langner att de har goda förutsättningar.

– Vår uppfattning, från utsidan, är att Sussa har satt en bra struktur och organisation för att lyckas.

Utforska kartan nedan och läs mer i följande artiklar:
Nästa år byter halva Sverige journalsystem
Oro inför Millennium-skiftet
Fjärde gången gillt för upphandling i Stockholm?