En databas är ett verktyg man använder för att lagra och hantera information. Vitsen med ett databasprogram, tex Filemaker Pro 7, är att man kan skapa relationer mellan data från olika register och därigenom bygga en relationsdatabas. I databasvärlden definieras ett register som ett antal poster där varje post kan liknas vid ett kort i ett kartotek. Posten i sig innehåller ett antal fält, tex namn, ålder, kön, diagnoser och operationskoder. Observera att man behöver Datainspektionens tillstånd för att lägga upp register över patienter. Det gäller dock inte register över personal, läkarkandidater, klinikbilar, schemaönskemål etc.


Elektronisk guide för installation
Installationen av Filemaker Pro är smidig. Med Filemaker Pro följer dessutom en utmärkt elektronisk guide som ger svar på många frågor. Filemaker Pro kommer också med ett tilläggsprogram för handdatorn (Filemaker Mobile 7), vilket gör det möjligt att synkronisera en databas från huvuddatorn till handdatorer av typen Palm/PocketPC.


Att tänka på vid skapande av databas
När man skapar en databas bör man först fundera igenom
1.vilket ändamål databasen ska ha (tex att sätta betyg på läkarkandidater eller hålla ordning på en viss patientgrupp);
2.om andra personer kommer att använda databasen;
3.vilken information man behöver lagra i databasen (för kandidatundervisning tex namn på studenter, kurs, uppgifter, tentamina etc);
4.hur de olika kategorierna hänger samman (ett sätt att göra det är att försöka bilda meningar av de olika kategorierna, tex studenter löser uppgifter). Just hur kategorier hänger samman definieras i något som Filemaker Pro kallar »tabeller«.


»Bearbeta, Sök, Layout och Granska«
Det första som möter användare när han/hon öppnar Filemaker Pro är en skärmbild i läget »Bearbeta«. Man kan växla mellan »Bearbeta«, »Sök«, »Layout« och »Granska«. När man klickar på Sök ges man möjlighet att skriva in sökord i respektive fält/kategori (se nedan). Sökfunktionen gör det också möjligt att tex identifiera personer under en viss ålder (tex under 35 års ålder: skriv in »35«). Det finns också möjlighet att göra sökningar som inte omfattar ett visst värde (kryssa i rutan »utesluta«). Naturligtvis kan olika fält ersättas (sök – ersätt) med undantag av bilder och filmer.
Till vänster i skärmbilden finns också ett blädderblock. Det gör det möjligt att bläddra mellan olika poster (bläddringsfunktionen används också när man bläddrar mellan olika sökresultat). Med hjälp av en rullningslist kan man styra layouten av sina anteckningar.


Skapa databas med mall
Enklast när man ska skapa en databas är att man väljer att använda en mall. Gå in under Arkiv: Ny databas; Skapa en ny fil med en mall (tex utbildning), tex elevregister. Alla ändringar som sedan görs i databasen sparas automatiskt av Filemaker Pro. Om man gör ett fel kan man därför inte avsluta programmet och hoppas att felet »försvinner«. Inför varje större ändring av databasen kan det därför vara klokt att spara en kopia (Arkiv: Spara en kopia). (När man istället trycker in Mac/pc-kommandot för Spara vill programmet sortera poster.)
I elevregistret ges man möjlighet att lägga in såväl namn som lärare, årskurs, födelsedatum, anteckningar och bild på eleven. Man kan även spela in ljudfiler/muntliga kommentarer om man kopplar en mikrofon till datorn (»Petter gjorde en mycket bra patientundersökning idag«).


Skapa en helt egen databas
Men visst kan man bygga en helt egen databas om man vill! Gå in under Arkiv: Ny databas; Skapa en ny fil.
Vi börjar med att definiera de fält i vilka vi vill föra in information. Filemaker Pro ger oss möjlighet att döpa fälten och att markera om innehållet är text, numeriskt (ett tal), datum, klockslag, container (ljud, bild, film etc). En film kan ju tex vara en intervju med en sökande till läkarlinjen eller en dokumentation av en läkarkandidats möte med en patient.
Genom att dubbelklicka på ett fältnamn ges man möjlighet att ställa upp kriterier för vilka värden som får föras in (tex kan man begränsa värdena till 1–5 eller att bara »ett tecken« får skrivas in, tex »a«).
När man i stället markerar ett filnamn och klickar på Control-i (pc) eller Äpple-i (Mac) så får man en lista över all information som skrivits in i respektive fält för de olika läkarkandidaterna, tex Kommun: Linköping, Örebro, Stockholm (flera kan ju ha Stockholm som hemkommun men »Stockholm« listas bara en gång).


Ändra layoutläge
I Filemaker Pro kan man lätt ändra layoutläge. Medan man i bearbetningsläget jobbar med tex förnamn, efternamn, adress i fält listade efter varandra kan man enkelt via layoutläget välja att lista alla poster som etiketter, adresser till brev, tabeller etc. Det går då också att länka brevadresser till en bild så att varje adressat får en personlig bild eller dylikt tryckt på brevet.


Inbyggda beräkningsmöjligheter
De flesta databaser har inbyggda beräkningsmöjligheter, så även Filemaker Pro. Beräkningar definieras genom att man i menyn går in under Definiera; Databas; Fält; Typ; Beräkning. Beräkningen skapas sedan i ett fält länkat till en rad variabler. Denna typ av fält torde passa för att få en uppfattning om tex en läkares förväntade lön (specialist sedan år XX, docent sedan år XX, avdelningsansvarig, schemaansvarig etc) men även för att räkna ut en Crohn-patients sjukdomsindex etc.


Relationer mellan data i olika register
Men för de flesta människor är databaser ett instrument för att definiera relationer mellan olika faktasamlingar. Ett register definieras som huvudregister, övriga register som relaterade register. I alla sammanlänkade register måste sedan finnas ett gemensamt fält, ett så kallat nyckelfält. Det kan vara tex personnumret på den aktuelle läkaren eller hans/hennes fullständiga namn. Antalet relationer är oändligt, och en databas kan vara till stor nytta.
Filemaker Pro skiljer sig från ett statistikprogram såsom tex SPSS. Medan SPSS vida överträffar Filemaker Pro vad gäller möjligheterna att räkna statistik kan man inte skapa de relationer mellan olika byggstenar som är databasprogrammets kännetecken. Filemaker är inte olikt Microsofts Access men enligt mitt tycke enklare att använda. Filemaker Pro ger bättre översikt än Excel och är också bättre på att hantera multimedieinslag.


Summering
Ett databasprogram av typen Filemaker Pro kan användas i många sammanhang. Databasen gör det möjligt att lagra uppgifter om personal, läkarkandidater, kurser mm men även att länka denna information till bilder, film, musik, Worddokument och PDF-filer. Själv använder jag Filemaker Pro för att hålla reda på namn och kontaktuppgifter för potentiella referenter med möjlighet att koppla dem till en viss artikel eller tidskrift (dit jag rekommenderat dem), detta för att inte riskera att överbelasta en viss referent. Jag använder det också när jag ordnar kurser.
Det finns gratisdatabaser att tillgå. De flesta av dessa är dock inte lika tilltalande som Filemaker, och inlärningströskeln är hög. Kostnaden för Filemaker Pro är trots allt låg om man utnyttjar programmet mycket. •