Tämj din »inkorg« som en akutläkare! Det är rubriken på en artikel av amerikanska akutläkare där de beskriver den explosion av e-post de hanterat i samband med coronapandemin [1]. Den ökade mängden e-postmeddelanden ökar risken för att viktig information missas, att e-brev inte når rätt person eller att det tar tid från viktiga arbetsuppgifter. Författarna efterlyser ett standardiserat sätt att använda e-post för att kommunikationen ska bli effektiv, vilket i hög grad behövs särskilt i krissituationer.

Effektiv e-postkommunikation främjar patientsäkerheten och fredar vår tid, så att vi kan fokusera på rätt arbetsuppgifter. Säker kommunikation är korrekt, avgränsad, kommer vid lämpligt tillfälle och innehåller det som är viktigt för mottagaren. En fastställd struktur för hur kommunikation och informationsöverföring ska gå till minskar riskerna för att viktig information glöms bort eller missuppfattas [2].

E-post är ett viktigt arbetsverktyg, men tar också mycket av vår arbetstid. En internationell studie från 2012 visar att man i näringslivet redan då använde 28 procent av arbetstiden åt hantering av e-brev, medan 39 procent ägnades åt arbetsuppgifter kopplade till yrkesrollen, 14 procent till intern kommunikation/samarbete och 19 procent till annan informationsinhämtning [3].

E-postkommunikation mellan patient och sjukvårdspersonal har studerats, men det saknas studier av e-post mellan sjukvårdspersonal, vilket bland annat konstateras i en Cochrane-rapport [4]. E-post inom sjukvården ska enligt förslag på riktlinjer användas på ett professionellt sätt, vilket ökar sannolikheten för ett snabbt svar från mottagaren [5]. Förslag på riktlinjer för e-postkommunikation listas här nedan.

  • Håll dig till ett ämne per e-brev och inled meddelandet med vad du vill av mottagaren.
  • Ha en tydlig ämnesrad som innehåller vad brevet handlar om och eventuell deadline.
  • Skriv rakt, enkelt och kortfattat.
  • Inled e-brevet med vad du vill av mottagaren.
  • Styckeindelning och mellanrubriker gör det lättare att hitta om brevet behöver vara långt.
  • Använd gärna punktlistor.
  • Läs igenom meddelandet innan du skickar det för att säkerställa att det är rättstavat och korrekt.
  • Dubbelkolla att du skickar brevet till rätt person.
  • Använd »svara alla« med försiktighet.
  • Skicka bara kopior när det är nödvändigt.
  • Skicka inte emotionellt laddade e-brev.
  • Undvik e-brev för känsliga eller komplexa ämnen.
  • Lägg extra vikt vid att vara hövlig – nyanser försvinner lätt i skriftlig kommunikation.

Handlingar som kommer in till eller upprättas i sjukhusets e-postsystem betraktas vanligtvis som allmän handling. Privata e-postmeddelanden mellan två personer är inte automatiskt allmän handling, men interna tjänsterelaterade e-brev kan vara det. Det är därför viktigt att ta del av riktlinjer för e-posthantering som upprättats av arbetsgivaren.